Wenn Sie auf Ihrem BigBlueButton- Server einen Konferenzraum eingerichtet haben, dann können Sie in diesem jederzeit Konferenzen durchführen.
Ausnahmen von der Regel sind speziell angepasste BigBlueButton-Server, wie zum Beispiel bei BBBServer.de, bei denen Sie für die Konferenzen einen konkreten Zeitraum angeben, in dem diese stattfinden. Doch das ist, wie gesagt, die Ausnahme.
Konferenzbeginn
Konferenzen in einem Raum beginnen, sobald der Eigentümer des Raumes in Greenlight auf Starten klickt. Ist der Raum entsprechend konfiguriert, kann die Konferenz auch schon mit dem Eintreffen des ersten Teilnehmers beginnen.
Danach läuft die Konferenz mindestens so lange, wie sich Teilnehmer im Raum befinden. Aber Achtung: Wenn sich für eine Mittagspause alle Teilnehmerinnen vorübergehend abmelden, kann – je nach Konfiguration – die Konferenz danach schon beendet sein. Mehr dazu weiter unten.
Konferenzende
Eine Konferenz endet, sobald ein Moderator in BigBlueButton den Menübefehl Konferenz beenden auslöst. Damit werden sämtliche Teilnehmer, auch Moderatorinnen (!) aus dem Raum geworfen, sämtliche Inhalte werden gelöscht und die Konferenz damit beendet. Zurück bleibt ein leerer Konferenzraum, indem man nun jederzeit eine neue Konferenz starten kann.
Doch es gibt auch weitere Möglichkeiten, wie eine Konferenz enden kann:
Nachtwartung
Viele Betreiber von BBB-Servern benutzen die Nachtstunden, um Wartungsarbeiten an den Servern oder Aktualisierungen der Software durchzuführen. Manche Betreiber starten den Server auch jede Nacht neu, um damit bestimmte Softwareprobleme im Dauerlauf zu vermeiden.
Fragen Sie den Betreiber Ihres Servers nach dem Betriebskonzept, um mehr darüber zu erfahren, denn mit einem Neustart werden zwangsläufig alle laufen Konferenzen gelöscht.
Server-Einstellungen
Auch in der Konfiguration des BigBlueButton-Servers gibt es einige Einstellungen, die ein Ende der Konferenz herbeiführen können. Einige finden sich in der Konfigurationsdatei /usr/share/bbb-web/WEB-INF/classes/bigbluebutton.properties und können nur vom Administrator des Servers verändert werden.
# Default duration of the meeting in minutes.
# Current default is 0 (meeting doesn't end).
defaultMeetingDuration=
Legt die Standarddauer einer Konferenz fest. Steht normalerweise auf 0 Minuten, sodass BigBlueButton keine Längenbegrenzung für die Konferenz vorgibt.
# Number of minutes elapse of no activity before
# ending the meeting. Default zero (0) to disable
# check.
maxInactivityTimeoutMinutes=
Bei dieser Einstellung geht es um Minuten ohne Aktivität. Auch diese Einstellung steht normalerweise auf 0, sodass es den Server nicht interessiert, ob und wie lange sie untätig vor ihrem Bildschirm sitzen. Wird hier jedoch zum Beispiel 10 Minuten eingestellt, dann würde der Server die Konferenz nach 10 Minuten Inaktivität beenden.
# End meeting if no user joined within
# a period of time after meeting created.
meetingExpireIfNoUserJoinedInMinutes=
Diese Einstellung misst die Zeit zwischen Beginn der Konferenz und dem Beitreten des ersten Benutzers. Damit kann man festlegen, dass Konferenzen, die zum Beispiel nach 10 Minuten nicht benutzt werden, automatisch gelöscht werden.
# Number of minutes to end meeting when
# the last user left.
meetingExpireWhenLastUserLeftInMinutes=
Diese Einstellung ist vermutlich die in der Praxis am häufigsten verwendete Möglichkeit. Legen Sie hier z.B. 30 Minuten fest, dann beendet der BigBlueButton-Server die Konferenzen spätestens 30 Minuten nachdem der letzte Benutzer sich abgemeldet hat. Sollte also der Moderator vergessen, die Konferenz ordnungsgemäß zu beenden, macht der Server hinter ihm das Licht aus.
Praktische Konsequenzen
Je nach Betriebskonzept des Servers müssen Sie damit rechnen, dass keine Konferenz die Nacht überlebt. Sie müssen also sämtliche Inhalte am Abend sichern und, soweit möglich, am nächsten Morgen wieder einspielen. Ebenso Präsentationen, die am Folgetag verwendet werden sollen. Je nach Einstellung, kann Ihre Konferenz aber auch schon viel früher enden. Fragen Sie Ihren Administrator nach dem Betriebskonzept für den Server und den Einstellungen für die oben genannten Parameter.
Workaround: Preupload von Präsentation
Als größter Nachteil solcher Betriebskonzepte, können Sie die Präsentation für eine Konferenz nicht schon am Vortag auf den Server laden. Bei vielen und umfangreichen Präsentationen kann die Vorbereitung am Morgen dann schon mal zum Stressfaktor werden.
Hier kann eine weitere Voreinstellung des Servers helfen, das Problem zumindest zu entschärfen.
https://docs.bigbluebutton.org/greenlight/gl-admin.html#server-rooms Allow Users to Preupload Presentations
Wenn die Administratorin in der Konfiguration des Servers den Preupload von Präsentationen erlaubt, dann kann schon bei der Einrichtung des Raumes eine Präsentation festgelegt werden, die beim Starten des Raumes automatisch geladen wird.
Die Präsentation steht dann mit Start des Raumes automatisch im Raum zur Verfügung. Allerdings ist immer nur eine Präsentation vorab ladbar.
Workaround: Eingeloggt bleiben
Wenn der Betreiber die Server nicht nachts neu startet (Administrator fragen), können Sie Konferenzen über Nacht aktiv halten, indem Sie einen Benutzer über Nacht angemeldet lassen. Wenn der maxInactivityTimeoutMinutes-Parameter gesetzt ist (Administrator fragen), müssen sie für diesen Benutzer zumindest den Audiostream oder ein geteiltes Fenster aktiv lassen und dürfen den Computer nicht in den Schlafmodus fallen lassen.