BigBlueButton stellt Online-Konferenzräume für ein weites Spektrum von Anwendungen zur Verfügung. Vorträgen oder Vorlesungen mit mehreren Dutzend Zuhörern, Seminare und Besprechungen, ja sogar spezialisierten Formate wie Berufungskommissionen oder Sprechstunden können durch die flexible Konfiguration des Konferenzraumes optimal unterstützt werden.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie und mit welchen Einstellungen Sie ihre Anforderungen an den Raum optimal umsetzen können.
Vorlesung und Vorträge
Für Vorlesungen und Vorträge erwarten wir in der Regel eine größere Anzahl Zuschauer oder Zuhörer. Ein Raum Zugangscode kann hier sinnvoll sein um koordinierte Störaktionen von vornherein zu erschweren. Ob sie den Teilnehmer:innen das Starten des Meetings erlauben und somit SmallTalk vorab zulassen wollen, ist eine Frage der eigenen Vorlesungskultur. Da solche Vorgespräche auch in Präsenz üblich sind, würde ich sie auch in der Online-Veranstaltung zulassen.
Externe Dozent:innen
Wenn Sie die Veranstaltung einer externen Dozent:in vorbereiten, ist immer ein Blick auf die Berechtigungssituation wichtig. Besitzt die Dozentin ein Benutzerkonto für Greenlight, dann kann sie den Raum selbst einrichten oder Sie laden sie über Greenlight in den eingerichteten Raum ein.
Dann kann sie die Konferenz von ihrem Greenlight-Startraum aus starten und hat selber damit Moderationsrechte. Der Parameter „Alle Nutzer nehmen als Moderator teil“ muss dann nicht gesetzt sein.
Externen Dozentinnen haben jedoch oftmals kein Greenlight-Konto. Dann gibt es zwei praktische Möglichkeiten, den Raum zu konfigurieren und die Situation zu verwalten:
- Sie konfigurieren den Raum und starten die Konferenz zum angegebenen Zeitpunkt. Der Dozent benutzt den Einladungs-Link für Teilnehmer:in, um den Raum zu betreten und wird von ihnen dann im Raum zu Moderator befördert.
Doch Vorsicht! Dieses Vorgehen funktioniert zuverlässig nur, solange Sie selbst in der Veranstaltung anwesend bleiben. Denn sobald Ihr Redner sich abgemeldet oder sich wegen technische Problemen abmelden und neu anmelden muss, verliert er seine Moderatorrechte und muss erneut von Ihnen zu Moderator befördert werden. - Sie konfigurieren den Raum und schalten dabei den Parameter „Alle Nutzer nehmen als Moderator teil“ ein. Der Dozent benutzt den Einladungs-Link für Teilnehmer:innen, um den Raum zu betreten und ist damit automatisch Moderator. Allerdings haben nun auch alle anderen Teilnehmer:innen Moderatorenrechte und es ist abzuwägen, ob Sie dieses Risiko in Kauf nehmen, oder die Teilnehmerinnen beim Betreten sofort zu Teilnehmern zurückstufen. Bei zahlreichen Besuchern ist das sehr aufwändig.
| Raumkonfiguration in Greenlight | |
| Raumzugangscode | sinnvoll |
| Teilnehmer beim Betreten stumm schalten | ja |
| Freigabe durch den Moderator … | nein |
| Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten | möglich |
| Alle Nutzer nehmen als Moderator teil. | siehe Text |
Besprechung und Seminare
Für Besprechungen Kollegen und Seminare sind nur wenige Änderungen an den Grundeinstellungen notwendig. Ein Raum Zugangscode bietet zusätzliche Sicherheit, macht aber das Verwalten und Eintreten in die Besprechung mühsamer und ist nicht zwingend erforderlich.
Dagegen ist es sinnvoll, auch die Teilnehmer die Konferenz starten zu lassen, sodass sich ein natürlicher SmallTalk vor Beginn des Meetings entwickeln kann.
| Raumkonfiguration in Greenlight | |
| Raumzugangscode | sinnvoll |
| Teilnehmer beim Betreten stumm schalten | ja |
| Freigabe durch den Moderator … | nein |
| Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten | sinnvoll |
| Alle Nutzer nehmen als Moderator teil. | nein |
Sprechstunde
In einer Sprechstunde steht das persönliche Gespräch im geschützten Raum mit einer oder wenigen Personen im Vordergrund. In der analogen Welt befindet sich die Dozentin dabei in ihrem Büro und bittet die Besucher:innen der Sprechstunde einzelnen zu sich in den Raum. Ein Betreten des Raumes vor der Dozentin ist nicht erwünscht, der Dozent sollte jederzeit die volle Kontrolle über den Zugang zum Raum behalten und wird in der Praxis die Besucher:innen einzelnen und nacheinander in den Raum bitten.
| Raumkonfiguration in Greenlight | |
| Raumzugangscode | nein |
| Teilnehmer beim Betreten stumm schalten | ja |
| Freigabe durch den Moderator … | ja |
| Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten | nein |
| Alle Nutzer nehmen als Moderator teil. | nein |
Der Parameter „Freigabe durch den Moderator“ bedeutet in der Praxis, dass der Teilnehmer nach der Anmeldung zur Sprechstunde „vor der Tür“ auf Einlass wartet. Dabei hat er im wirklichen Leben zumeist einen einfachen Überblick über die Zahl der Wartenden vor ihm und die durchschnittliche Verweildauer im Raum.
Ein Wartender vor dem Bildschirm hat diese Möglichkeiten nicht. Und die Dozentin hat auch keine Möglichkeit mit ihm oder ihr in Kontakt zu treten. Bei längeren Wartezeiten werden daher viele Teilnehmer den Besuch entweder gleich abbrechen oder sich in der Zwischenzeit mit anderen Dingen beschäftigen und sind dann möglicherweise gerade nicht ansprechbar, wenn sie eingelassen werden. Für alle ein frustrierendes Erlebnis.
Für regelmäßige und gut besuchte Sprechstunden gibt es daher bessere Alternativen:
Sprechstunde mit Termin
Machen Sie zumindest ungefähre Termine für Ihre Sprechstunde und notieren Sie für jeden Termin eine Kontaktmöglichkeit per Telefon oder Messenger. Dann können Sie bei Verzögerungen die nächsten Teilnehmer entsprechend informieren.
| Raumkonfiguration in Greenlight | |
| Raumzugangscode | nein |
| Teilnehmer beim Betreten stumm schalten | ja |
| Freigabe durch den Moderator … | ja |
| Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten | nein |
| Alle Nutzer nehmen als Moderator teil. | nein |
Sprechstunde im Breakout-Raum
Nutzen Sie alternativ eine Kombination aus Konferenzraum und Breakout-Raum. Dabei ist der Konferenzraum der Warteraum in dem die Teilnehmer sofort bei Anmeldung eingelassen werden.
Laden Sie in den Raum eine einseitige Präsentation hoch, in der sie die Funktion ihrer digitalen Sprechstunde und den Ablauf kurz erläutern.
Je nach Einschränkung der Teilnehmerrechte in der Konferenz, können die Teilnehmer sich gegenseitig sehen oder zumindest erkennen, wer sonst noch wartet. Sie können damit besser einschätzen, wie lange sie selber warten müssen.
Vielleicht erlauben Sie sogar das Einschalten der Webcam, sodass die Teilnehmer sich im Pausenraum auch unterhalten können.
Richten Sie zum Beginn Ihrer Sprechstunde den Breakout-Raum für den ersten Teilnehmer ein. Die Laufzeit des Raumes sollte die gesamte Dauer Ihrer Sprechstunde plus etwas Puffer betragen. Betreten Sie selbst den Raum über die Beitreten-Funktion für Moderatoren. Wenn das Gespräch beendet ist, verlassen Sie beide den Breakout-Raum. Anschließend können Sie den nächsten Gesprächspartner in den Breakout-Raum einladen und selbst erneut beitreten.
| Raumkonfiguration in Greenlight | |
| Raumzugangscode | nein |
| Teilnehmer beim Betreten stumm schalten | nein |
| Freigabe durch den Moderator … | nein |
| Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten | nein |
| Alle Nutzer nehmen als Moderator teil. | nein |
Berufungskommission
Für die Berufungskommission gibt es ähnliche Möglichkeiten wie für eine Sprechstunde. Wenn Sie ein klares Zeitraster haben, in der sich die Bewerber vorstellen, orientieren sie sich an dem Beispiel „Sprechstunde mit Termin“. Die Mitglieder der Berufungskommission sitzen dann im Hauptraum der Konferenz und die Bewerber werden einzeln eingelassen.
Alternativ kann die Berufungskommission auch im Breakout-Raum Tagen und den Hauptraum der Konferenz als Wartezimmer nutzen.
Wenn allerdings nicht gewünscht ist, dass die Kandidaten sich treffen oder miteinander sprechen, dann müssen die Teilnehmerrechte wie folgt eingeschränkt sein:
Webcam freigaben Freigegeben
Nur Moderatoren sehen Webcams Gesperrt
Mikrofon freigeben Gesperrt
Öffentliche Chatnachrichten senden Gesperrt
Private Chatnachrichten senden Gesperrt
Geteilte Notizen bearbeiten Gesperrt
Andere Teilnehmer in der Teilnehmerliste sehen Gesperrt
Außerdem müssen alle Mitglieder der Berufungskommission nach Betreten der Konferenz Moderatorenrechte verliehen bekommen.
Wenn eine zusätzliche Person die Berufungskommission betreut, können diese die Bewerber begrüßen und in der Wartezeit auch betreuen. In der Kommunikation mit der Berufungskommission im Breakout-Raum kann diese Person dann auch den jeweils nächsten Bewerber in den Breakout-Raum einladen.